Perpustakaan UPNVJ, Jakarta – 27 September 2026, Perpustakaan Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jakarta (UPNVJ) menyelenggarakan kegiatan Sosialisasi Unggah Mandiri Karya Ilmiah (Tugas Akhir/Skripsi/Tesis) dan Prosedur Bebas Pustaka bagi mahasiswa calon wisudawan Periode ke-77 Tahun Akademik 2025/2026. Kegiatan berlangsung secara daring melalui Zoom Meeting pada pukul 13.00–15.00 WIB dan diikuti oleh mahasiswa calon wisudawan UPNVJ.
Kegiatan diawali dengan sambutan dari Kepala Perpustakaan UPNVJ, Fajar Nugroho, S.Kom., M.P. Dalam sambutannya, beliau menyampaikan bahwa pada Periode ke-77 terdapat sebanyak 1.943 lulusan yang datanya telah diterima oleh Perpustakaan UPNVJ. Seluruh data tersebut selanjutnya akan melalui proses validasi melalui laman repository, khususnya terkait pengumpulan karya ilmiah berupa tugas akhir, skripsi, tesis, maupun artikel ilmiah.
Hingga kegiatan berlangsung, terdapat sekitar 400 mahasiswa yang telah menyelesaikan proses unggah dan memenuhi persyaratan pengumpulan karya ilmiah. Selain itu, sekitar 800 mahasiswa telah melakukan unggah karya ilmiah dan memperoleh validasi dari dosen pembimbing, yang saat ini berada dalam tahap verifikasi oleh pustakawan. Sementara itu, masih terdapat sekitar 400 mahasiswa yang telah mengunggah karya ilmiah tetapi belum mendapatkan validasi dari dosen pembimbing. Mahasiswa yang berada dalam tahap tersebut diimbau untuk segera menghubungi dosen pembimbing agar proses validasi dapat dilakukan melalui laman repository. Adapun mahasiswa lainnya yang belum melakukan unggah karya ilmiah di repository diharapkan segera menyelesaikan proses unggah mandiri sesuai dengan panduan yang telah diberikan agar seluruh persyaratan wisuda dapat diproses.
Kepala Perpustakaan juga menyampaikan bahwa masih terdapat sekitar 20 mahasiswa yang tercatat memiliki pinjaman buku. Mahasiswa tersebut diimbau untuk segera mengembalikan buku yang masih dipinjam agar persyaratan administrasi pada sistem wisuda dapat segera diselesaikan.
Dalam sambutannya, beliau turut menyampaikan adanya layanan lanjutan berupa KERIS (Kelas Repository). Kegiatan tersebut ditujukan bagi mahasiswa yang masih memiliki kendala atau pertanyaan dalam proses unggah mandiri karya ilmiah. Melalui KERIS, mahasiswa dapat berkonsultasi dan memperoleh pendampingan secara langsung dari pustakawan dalam menyelesaikan proses unggah karya ilmiah di repository UPNVJ.
Acara kemudian dilanjutkan dengan materi pertama yang disampaikan oleh Apriadi, S.S.I., mengenai panduan unggah mandiri karya ilmiah ke repository UPNVJ. Materi mencakup pengenalan unggah mandiri, persiapan dokumen, tahapan proses unggah, hingga demonstrasi secara langsung proses pengunggahan karya ilmiah. Demonstrasi dilakukan untuk karya ilmiah berupa tugas akhir, skripsi, tesis, serta karya ilmiah berbentuk artikel jurnal dengan mengikuti buku panduan yang telah disediakan oleh Perpustakaan UPNVJ.
Pada tahapan pengunggahan file, Apriadi menjelaskan mengenai pengaturan akses untuk file riwayat hidup yang mengandung data pribadi mahasiswa. Mahasiswa dapat memilih pengaturan Repository Staff Only pada file tersebut. Apabila mahasiswa telah terlanjur mengunggah file dengan pengaturan Repository UPNVJ Only, pustakawan akan membantu mengubah pengaturan akses menjadi Repository Staff Only.
Dalam demonstrasi pengunggahan karya ilmiah berbentuk artikel jurnal, beliau juga menjelaskan mengenai pengisian kolom Official URL. Mahasiswa diminta mencantumkan alamat laman artikel jurnal secara langsung, bukan alamat halaman utama atau homepage jurnal. Dengan demikian, tautan yang dicantumkan dapat langsung mengarah ke halaman artikel yang telah dipublikasikan.
Pada tahap akhir proses unggah, terdapat perbedaan langkah antara karya ilmiah berupa tugas akhir, skripsi, atau tesis dengan artikel jurnal. Untuk tugas akhir, skripsi, dan tesis, mahasiswa memilih opsi Save for Later, sedangkan untuk karya ilmiah berbentuk artikel jurnal mahasiswa dapat memilih opsi Deposit Item.
Materi kedua kemudian disampaikan oleh Saidun Sinaga, S.IP., yang menjelaskan mengenai prosedur bebas pustaka dan penyerahan karya ilmiah. Beliau menyampaikan bahwa Perpustakaan UPNVJ saat ini tidak lagi melayani proses bebas pustaka secara offline. Meskipun demikian, terdapat beberapa fakultas yang masih mewajibkan mahasiswa untuk menandatangani formulir sebagai bukti bahwa mahasiswa telah menyelesaikan bebas pustaka dan menyerahkan karya ilmiah melalui repository.
Saidun juga menjelaskan cara mahasiswa memeriksa status kelengkapan persyaratan wisuda. Mahasiswa dapat membuka sistem wisuda dan memilih menu Cek Kelengkapan. Apabila seluruh persyaratan telah disetujui oleh Perpustakaan, status persyaratan akan ditampilkan dalam kondisi hijau. Namun, mengingat jumlah lulusan yang cukup banyak dan proses verifikasi repository masih berlangsung, mahasiswa diimbau untuk bersabar serta melakukan pengecekan status secara berkala.
Dalam kegiatan tersebut juga disampaikan bahwa mahasiswa yang masih memiliki pertanyaan atau mengalami kendala dapat mengikuti KERIS (Kelas Repository) untuk mendapatkan pendampingan dari pustakawan. Mahasiswa juga dapat menghubungi Perpustakaan UPNVJ melalui tautan informasi layanan dan media sosial pada s.upnvj.ac.id/sosmedperpusupnvj.
Sesi tanya jawab berlangsung interaktif dengan sejumlah pertanyaan yang disampaikan oleh peserta. Salah satu pertanyaan membahas kesalahan pada file hasil plagiarisme karena mahasiswa lupa memasukkan tanda tangan Koordinator Program Studi. Dijelaskan bahwa apabila status unggahan sudah Under Review, file tidak dapat diedit secara mandiri. Mahasiswa dapat mengirimkan file yang ingin diperbaiki kepada pihak Perpustakaan atau mengajukan permintaan untuk dilakukan proses penyuntingan.
Pertanyaan lainnya berkaitan dengan karya ilmiah yang belum terlihat pada repository meskipun status unggahan mahasiswa telah Live Archive. Pustakawan menjelaskan bahwa mahasiswa dapat menunggu hingga maksimal 24 jam setelah status Live Archive, karena file membutuhkan waktu untuk muncul pada laman repository.
Peserta juga menanyakan mengenai status bebas pustaka yang masih berwarna merah pada sistem wisuda meskipun tidak memiliki pinjaman buku. Dijelaskan bahwa pada saat kegiatan berlangsung, status seluruh lulusan masih dalam proses pembaruan. Status bebas pustaka dan penyerahan repository akan diperbarui secara bersamaan setelah proses verifikasi selesai. Oleh karena itu, mahasiswa diimbau untuk menunggu dan melakukan pengecekan secara berkala melalui sistem wisuda.
Melalui kegiatan Sosialisasi Unggah Mandiri Karya Ilmiah Periode ke-77 ini, Perpustakaan UPNVJ berharap mahasiswa calon wisudawan dapat memahami setiap tahapan pengunggahan karya ilmiah, menyelesaikan proses validasi dengan dosen pembimbing, serta memenuhi seluruh persyaratan administrasi perpustakaan sebagai bagian dari kelengkapan wisuda.